Assistant(e) administratif(ve)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-13 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Selon expérience et conditions au sein de la collectivité

Descriptif de l'emploi

Dans le département de l’Ain, à 45 km au Nord de Lyon et à 5 minutes de la sortie d’autoroute de Belleville-en-Beaujolais, la commune de Montmerle-sur-Saône (3 900 habitants) exerce un rôle central au sein de son bassin de vie, appelé à être conforté. Elle est engagée dans des projets structurants d’aménagement, tout en poursuivant le développement d’une offre de services à la population de qualité dans les domaines éducatifs, sociaux et culturels. Située en bord de Saône, la commune dispose également d’atouts touristiques reconnus (label « Station verte », Voie bleue…).
Dans le cadre d’un remplacement, la Commune recrute un(e) assistant(e) administratif(e), placé(e) auprès du Pôle Ressources et de la Direction des services techniques et de l’urbanisme. Cet agent sera principalement chargé de tâches liées à la gestion du courrier, au traitement des demandes d’autorisations d’urbanisme et au suivi de dossiers d’administration générale.

Missions / conditions d'exercice

- PÔLE RESSOURCES -

Courrier :
- Traitement de l’ensemble du courrier entrant (courriers postaux, mails) : ouverture, scan, enregistrement sur le logiciel dédié, diffusion aux élus et aux services.
- Gestion et mise à jour des tiers enregistrés sur le logiciel.
- Gestion des recommandés et des accusés de réception.
- Retrait et dépôt des plis à La Poste, affranchissement.

Administration générale :
- Assistance administrative nécessaire au bon fonctionnement du Pôle (gestion des instances, marchés publics, secrétariat du maire, archivage…).

- DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES ET DE L'URBANISME -

Urbanisme :
- Enregistrement de l’ensemble des demandes d’autorisations d’urbanisme dans le logiciel métier.
- Envoi des dossiers au service instructeur.
- Gestion de courriers et de documents liés au traitement des autorisations d’urbanisme.
- Mise à jour de tableaux de suivi.

Assistance aux activités à caractère technique :
- Assistance administrative nécessaire au bon fonctionnement de la Direction (courriers, mises à jour de données, tableaux de suivi…).

Profils recherchés

- Formation en assistance administrative ou expérience dans un poste d’assistance.
- Rigueur, autonomie.
- Capacités d’organisation et d’adaptation.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…).
- Connaissance des logiciels métier (MAARCH, NEXT’ADS) ou aisance dans la formation à l’usage de nouveaux logiciels.
- Qualités relationnelles, discrétion professionnelle et sens du service public.
- La connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement des collectivités serait un atout supplémentaire.