gestionnaire administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Vous êtes à la recherche d'une opportunité pour mettre à profit vos compétences au sein d’une Collectivité Territoriale dynamique et innovante ? Rejoignez le Département du Rhône, nous avons l’offre d’emploi idéale pour vous !

Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 1,9 million d'habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, l’éducation, la culture, la mobilité et l’aménagement du territoire.

Au sein du Pôle Éducation et Territoire, service développement culturel et dynamique associative, l’Assistant administratif (H/F) intervient en appui des équipes et des directions, dans un rôle clé de gestion, d’instruction, de suivi et de contrôle des dossiers relevant de son domaine d’intervention

Vous travaillez en collaboration étroite avec les agents du service, les directions internes et les partenaires externes, dans un environnement exigeant, transversal et collaboratif.

Missions / conditions d'exercice

Véritable acteur administratif de terrain, vous constituez, analysez, instruisez et suivez les dossiers de votre périmètre, participez aux instances et contribuez à l’amélioration des outils et procédures de gestion.

Pour cela vos principales missions seront :

1/ Instruction et suivi de dossiers :
• Prendre en charge, constituer, saisir, instruire et suivre les dossiers administratifs
• Rechercher et analyser les informations réglementaires et législatives
• Vérifier la recevabilité et demander les pièces complémentaires nécessaires
• Réaliser les saisies de données et de documents
• Établir les actes administratifs dans le respect des procédures
• Assurer le suivi des retours et des échéances
• Présenter les dossiers en instances et apporter une expertise administrative
• Coordonner, classer et mettre à jour l’ensemble des informations liées aux dossiers

2/ Participation aux opérations de contrôle :
• Vérifier la complétude et la validité des dossiers
• Assurer le suivi des dispositifs financiers, administratifs et/ou de subvention
• Garantir le respect des procédures et des échéanciers
• Analyser les pièces justificatives et apporter les corrections nécessaires
• Formaliser, mettre à jour et améliorer les procédures de gestion

3/ Participation au déploiement du logiciel AIDEN :
• Création et gestion de téléprocédures dématérialisées
• Participation au groupe projet
• Formation des agents de la collectivité pour la partie métier

4/ Conseil, information et renseignement :
• Assurer un rôle d’information et de conseils aux différents interlocuteurs
• Renseigner sur les procédures à suivre pour toutes demandes en lien avec son domaine
• Renseigner et orienter les usagers internes et/ou externes pour faciliter leurs démarches
• Informer les usagers internes et/ou externes de l’avancée de l’instruction de leur dossier et répondre aux questions

5/ Rédaction de procédures, de notes, d’outils :
• Participer au développement et à la mise en œuvre d’outils favorisant un mode de fonctionnement agile
• Rédiger des documents
• Élaborer des tableaux de bords, de suivi d’activité et de pilotage
• Réaliser une veille documentaire
• Être garant de la démarche qualité des documents produits

Activités complémentaires :
• Organisation logistique des réunions
• Gestion financière (vérification des pièces comptables, saisie des engagements)
• Coordination logistique d’activités culturelles

Profils recherchés

Vos compétences à partager :
• Assurer l'organisation logistique des réunions
• Gestion financière (Vérifier les pièces comptables, saisir les engagements)
• Participation aux évènementiels du service
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Savoir être :
• Rigueur et sens de l’organisation
• Discrétion, diplomatie et respect de la confidentialité
• Esprit d’équipe et sens du service public
• Capacité d’adaptation et d’analyse
• Force de proposition et goût pour l’amélioration continue

Votre boîte à outils
• Type de recrutement : titulaire / contractuel
• Poste à temps plein
• Catégorie : B
• Cadre d’emploi : Rédacteur territorial
• Filière : Administrative
• Poste basé à Lyon 3ᵉ
• Télétravail possible (jusqu’à 2 jours par semaine)
• 34 jours de congés + 12 jours de RTT
• Prise en charge à 75 % de l’abonnement de transport
• Carte restaurant, prestations sociales et culturelles, avantages vacances et sportifs

Recrutement sur poste permanent, par voie de mutation, détachement ou contrat.

Prêt(e) à relever le défi ?
Si vous souhaitez rejoindre une collectivité engagée, porteuse de valeurs fortes et contribuer activement au service public, postulez dès maintenant et venez enrichir un collectif dynamique et solidaire.

Tous nos postes sont ouverts au recrutement de personnes en situation de handicap. En conventionnant avec le FIPH, le Département du Rhône a fait le choix d’une démarche pro-active et inclusive.

Pour aller plus loin, retrouvez-nous en images :

Découvrez vos futurs collègues ici :

Voici le message d'accueil du Directeur Général des Services et de la Direction des Ressources Humaines :

Enfin découvrez le Département :

Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre collectivité !