CDD Chargé de projet événementiel H/F

Le poste est rattaché à la direction et s’exerce en lien étroit avec le pôle communication, le pôle commercial et les prestataires de l’événement.
Une part importante de la préparation et de la sélection des prestataires est d’ores et déjà réalisée. Le cœur de la mission consiste donc à reprendre une organisation déjà bien engagée, à la poursuivre et à en assurer l’exécution jusqu’au jour J, puis le suivi post-événement. Ce contexte suppose une prise de poste rapide, une grande capacité d’adaptation et une bonne gestion du stress.

Le/la chargé·e de projet reprend l’organisation en cours, la poursuit et en assure l’exécution, de la coordination des dernières semaines de préparation jusqu’au bilan post-événement.

Reprise et poursuite de la préparation

• Reprendre et poursuivre le rétroplanning déjà engagé de chaque édition, en réajustant les dates et priorités avec les prestataires et les équipes.
• Finaliser et transmettre les dossiers techniques et les plans d’implantation aux villes et métropoles.
• Réserver l’hébergement et le transport de l’équipe et des intervenants (commerciaux, communication, journaliste, vidéaste).
• Coordination des prestataires et logistique
• Reprendre le suivi des prestataires déjà sélectionnés (régie, accueil, hôtesses, sécurité, secouriste, vérification électrique, café / restauration, vidéo, journaliste), finaliser les derniers points et coordonner leur intervention.
• Vérifier, commander et préparer le matériel nécessaire (PLV, mobilier, goodies, chevalets, badges, tours de cou, etc.).
• Valider les contacts sur site, établir la feuille de route et le récapitulatif du mobilier à transmettre au régisseur.
• Gérer les commandes et la veille des prestataires locaux (boissons, restauration, boulangerie, restaurants pour l’équipe).

Gazette et contenus de l’événement

• Piloter la production de la gazette : collecte et relance des articles auprès des partenaires et exposants, clôture, transmission des éléments au graphiste, relecture et suivi de l’impression.
• Coordonner les interviews vidéo « pitch emploi » : diffusion des liens de créneaux, planning, transmission au prestataire vidéo et au journaliste, vérification des livrables (logos, orthographe).
• Envoyer et suivre les kits de communication auprès des entreprises et exposants, ainsi que les mails d’informations pratiques aux participants.

Instances de pilotage

• Préparer les supports et participer aux comités technique, de pilotage et opérationnel avec la direction, la communication, les villes et les partenaires.

Coordination du jour J

• Préparer les lutins et l’ensemble du matériel du jour J (plans, fichier maître, planning vidéo, listes des participants, badges, feuille de route).

• Adresser l’invitation et le briefing aux équipes, puis assurer le départ, l’installation et la coordination opérationnelle sur site pendant l’événement.

Bilan et suivi post-événement

• Renseigner le compte d’exploitation (budgets engagés : campagnes, radio, affichage et autres dépenses liées à l’événement).
• Concevoir, envoyer et relancer les questionnaires de satisfaction auprès des exposants.
• Organiser, préparer et animer le bilan avec la ville et les partenaires à l’issue de l’événement.

• Expérience requise : expérience confirmée dans l’organisation d’événements d’une envergure comparable à celle du Village des Recruteurs, soit de 1 500 à 5 000 personnes.
• Capacité d’adaptation et gestion du stress : aptitude à reprendre un projet en cours, à s’approprier rapidement une organisation existante et à garder son sang-froid dans un environnement rythmé et imprévisible.
• Prise de poste rapide et autonomie : capacité à être opérationnel(le) dès les premiers jours.
• Maîtrise de la gestion de projet et du rétroplanning, avec la capacité à mener plusieurs éditions en parallèle.
• Rigueur, sens de l’organisation, gestion des priorités et réactivité face aux imprévus.
• Excellent relationnel pour coordonner prestataires, partenaires, collectivités et exposants.
• Disponibilité et mobilité pour les déplacements sur les villes-étapes, avec présence indispensable les jours d’événement. Permis B souhaité.

INFOS PRATIQUES SUR L'OFFRE

• Contrat : CDD de 3 mois, du 28 juillet au 28 octobre 2026.
• Temps de travail : temps plein ; un temps partiel est envisageable, à raison de 3 jours par semaine minimum.
• Localisation : poste basé à Dardilly, dans la métropole de Lyon.
• Rémunération : 25 000€ brut/an
• Télétravail : possible, dans la limite de 2 jours par semaine.
• Déplacements : sur les 4 villes étapes (Toulouse, Dijon, Orléans, Lyon), de la veille au lendemain de chaque événement.

• Toulouse 16 et 17 septembre 2026
• Dijon 24 septembre 2026
• Orléans 8 octobre 2026
• Lyon 14 et 15 octobre 2026