Assistant/assistante administratif/administrative - h/f

Description entreprise :

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques. Dans le classement de Shanghai et QS, elle se classe au 1er rang des établissements français en termes de performance per capita. Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs. L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

L’Ecole normale supérieure de Lyon est implantée sur 112 829 m2 répartis sur 2 sites très proches l’un de l’autre : René Descartes (siège) et Jacques Monod.

Elle dispose ;

• d’une bibliothèque Diderot de Lyon (1,2 million de volumes disponibles sur le site René Descartes) proposant des collections en SHS (site Descartes), en sciences exactes et expérimentales (site Monod) et en éducation (site Descartes).
• d’un théâtre : la salle Kantor ;
• d’un studio de cinéma : la salle Jean-Claude Carrière ;
• de deux salles de musique ;
• de deux gymnases
• de deux restaurants : un sur le site Descartes et un sur le site Monod.

Son budget annuel est d’environ 150 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie et des conditions de travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

Description du poste :

Description du service

ENS Éditions publie des ouvrages de toute origine, de chercheurs français ou étrangers, en harmonie avec les questionnements des centres de recherche de l’ensemble de l’École. À travers 14 collections et 15 revues, de nombreux domaines ou disciplines sont valorisés. La politique éditoriale d’ENS Éditions construit un vaste projet pour la diffusion des sciences humaines et sociales en soutenant un accès ouvert aux publications scientifiques.

Composition : 13 agents

Relation hiérarchique
Sous l’autorité hiérarchique du responsable des éditionsSous la direction du/de la responsable d’ENS Éditions, coordonner et/ou réaliser de manière autonome les activités de gestion administrative et financière du service

Activités principales

Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives et de gestion du service :

• Gestion de la boite mail générique des éditions ;
• Transmission des informations pratiques sur les procédures administratives et/ou financières ;
• Réponse aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur ;
• Préparation des ordres de mission ;
• Réservation des salles, planification et organisation des réunions, relevé dedécisions ;
• Mise à jour et transmission de l’inventaire physique ;
• Suivi des cotisations ;
• Envoi des attestations de publication aux auteurs ;
• Suivi des expertises et du secrétariat scientifique ;
• Suivi des demandes de stages, et des candidatures le cas échéant.

Assurer la gestion des activités financières et le suivi des dépenses et des recettes :

• Suivi des engagements budgétaires dans les outils dédiés ;
• Contrôle du service fait ;
• Saisie, vérification et suivi des opérations de facturation ;
• Application des règles et procédures financières en vigueur (code des marchés publics, réglementations internes, etc.) ;
• Appui à l’élaboration et au suivi de l’exécution budgétaire (prévisions, ventilation des crédits, suivi des consommations) ;
• Gestion des relances fournisseurs ou prestataires en lien avec les services comptables ;
• Participation à l’élaboration du processus de dialogue budgétaire ;
• Préparation du budget du service, suivi de sa mise en place et son exécution.

Produire des bilans et des statistiques et rendre compte à l’aide de tableaux de bord :

• Suivi mensuel des dépenses et des recettes ;
• Bilan financier des collections (coûts et revenus) ;
• Bilan financier des revues (coûts et revenus) ;
• Structuration des revenus pour les ouvrages et les revues ;
• Tableau annuel des recettes et des dépenses.

Participer et/ou assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire, en particulier des conventions et des dossiers d’aide à la publication,

Assurer le suivi des contrats de collaboration commerciale, de diffusion et distribution,

Règlement des droits d’auteur et suivi des contrats d’édition,

Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du service,

Alimenter, mettre à jour la base de données relatives à la gestion (ERP).

Profil recherché :

Compétences opérationnelles requises :
• Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative,
• Maîtrise des outils bureautiques et applicatifs financiers (Excel, GFC, Chorus, etc.) ainsi que des logiciels spécifiques à l’activité,
• Bonne connaissance des règles de gestion publique,
• Esprit d’analyse, autonomie et capacité à rendre compte,
• Capacité à mettre en œuvre des procédures et des règles, ainsi qu’une démarche qualité,
• Sens de l’organisation et capacité à gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,
• Disposer de compétences rédactionnelles, de capacités d’analyse et de synthèse

Compétences comportementales
• Rigueur et méthode, réactivité, sens des responsabilités, et grande discrétion,
• Excellente aptitude à communiquer et à travailler en équipe