Assistant de direction F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Emploi contractuel de cat. C

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

CDD 7 mois

Au sein de la Délégation générale aux ressources humaines et au dialogue social, et en lien avec des services RH de la délégation et en proximité, les 75 professionnels de la direction de l’administration des personnels sont mobilisés pour accompagner les agents et les services dans de nombreux aspects de leur vie professionnelle : gestion administrative, rémunération, déroulé de carrière, temps de travail, déplacements, retraite… En étroite collaboration et coordination avec les services RH de la délégation et en proximité, la Direction intervient sur un périmètre de 7 500 postes permanents représentant 11 000 paies mensuelles et un budget annuel de 400 M€.

Missions / conditions d'exercice

Placé sous l’autorité de la directrice de l’administration des Personnels, vous l’assistez et lui permettez d’exercer au mieux ses activités. Vous faites partie de l’équipe de direction et avez une vision globale de l’activité des services. Vous êtes le correspondant et l’antenne de gestion RH des agents de la direction.
Très polyvalent, vous avez un fort sens du service public et êtes la porte d’entrée de la direction pour renseigner et orienter le public.

Activités principales : Fonction d’assistant de direction (60%)
Organisation de la vie professionnelle de la directrice
- Gérer et mettre à jour les agendas
- Prioriser et rappeler des informations/échéances importantes
- Gérer la messagerie secrétariat DAP
- Organisation des réunions (Logistique, comptes rendus, ...)
- Gestion et suivi de l’activité et des dossiers DAP (archivage, rapport d'activité...)
- Accueil physique et téléphonique

En cas de besoin, organisation et assistance administrative auprès des responsables de service de la direction,

Fonction d’antenne de gestion (40%)
- Gestion des éléments RH des agents, distribution des Titres-Restaurants, télétravail des agents…
- Suivi et mise à jour de l’organigramme
- Anticipation de l’accueil des nouveaux arrivants (équipements informatiques, mobilier, communication…)
- Synthèse, centralisation et diffusion des informations RH
- Gestion et suivi des moyens de la direction : équipements et fournitures de bureau
- Gestion des commandes et suivi du budget

Activités spécifiques :

En cas de besoin, appui aux autres assistant.es de direction de la DGRHDS et suivi des autres messageries génériques gérées par la direction.

- Suivi des travaux de la direction (déménagement, aménagement des locaux…)
- Consolidation du bilan des actions de prévention
- Repérage des comportements à risque, dialogue et régulation des conflits en situation de stress

Suivi et mise à jour des informations de la direction sur l’intranet, en soutien des gestionnaires et des référents intranet.

Profils recherchés

De niveau bac, vous maîtrisez les logiciels bureautiques, (pack office, navigation internet, outils de réunion et de sondage (doodle agenda, google form…) et un progiciel spécialisé (Astre RH, astre finances, easyvista, GTA ...)

Vous possédez des notions en matière budgétaire et comptable.
Vous connaissez les techniques de secrétariat (classement, archivage, rédaction)

Capable de prioriser vos tâches, vous faites preuve de discrétion, sens relationnel, sens du service public, et êtes force de proposition.