Gestionnaire administratif des stages H/F

À propos de nous Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l'Université Jean Moulin offre un espace d'apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société. Membre de l'Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du DUT au doctorat dans un cadre d'études de qualité. Ouverte sur l'Europe et sur le monde, l'Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l'égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d'entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l'Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle. Fondé en 1956, l'iaelyon School of Management est une école interne de l'Université Jean Moulin Lyon3. Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l'iaelyon est, avec plus de 7200 étudiants, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche en gestion et management. C'est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés. Mission Environnement et missions principales : Au sein de l'équipe Conventionnement et financement, sous l'autorité de la responsable de service, le/la gestionnaire administratif.ve des stages assure des missions relatives à la gestion des conventions de stage. Gestion des stages :

• Traiter les demandes de conventions de stage.
• Vérifier les éléments nécessaires à leur établissement : conformité réglementaire, durée et pièces administratives.
• Établir les conventions de stage et leurs avenants (prolongation, modification, rupture, etc.).
• Assurer le suivi des conventions et effectuer les relances nécessaires auprès des étudiants et des entreprises.
• Réaliser des extractions de données et produire des tableaux de suivi et des analyses statistiques.

Secrétariat administratif et renseignements des étudiants et des entreprises :

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des différents publics.
• Informer et conseiller les interlocuteurs internes (étudiants, responsables pédagogiques) et externes (entreprises) sur les procédures de stage.
• Classer et archiver les conventions de stage et les documents associés.
• Mettre à jour les documents et supports nécessaires à la gestion des conventions, en collaboration avec la responsable du service.
• Participer à l'optimisation des procédures de gestion des stages.

Activités associées : Relations avec les scolarités et le Service des Relations Internationales

• Assurer les échanges avec les scolarités et le Service des Relations Internationales concernant les dossiers de stage.
• Consolider le calendrier des stages.
• Informer les étudiants et, éventuellement, les équipes pédagogiques sur les spécificités des stages à l'étranger et les procédures associées.

Participation aux événements de l'iaelyon :

• Participer à l'organisation des salons, forums et autres manifestations en collaboration avec la responsable du service.
• Contribuer ponctuellement, avec les autres services de l'iaelyon, à l'organisation et à la surveillance des sessions du Score IAE Message.

Polyvalence et continuité de service :

• Apporter un soutien aux autres pôles du service (Formation continue et Alternance) durant les périodes de moindre activité liées aux stages.
• Participer à la saisie et au suivi des assiduités des alternants et des participants, en appui de l'équipe.
• Contribuer à la continuité du service en assurant, selon les besoins, des missions transversales confiées par la responsable de service.

Profil Compétences professionnelles : Savoir- faire :

• Maîtriser la réglementation relative aux stages.
• Vérifier la conformité juridique et administrative des conventions et des dossiers.
• Appliquer et faire respecter les procédures et la réglementation en vigueur.
• Utiliser les outils bureautiques (Pack Office).
• Assurer le suivi administratif des dossiers, réaliser des extractions de données et produire des tableaux de suivi.

Savoir-être :

• Sens de l'organisation et rigueur.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles et sens de l'écoute.
• Esprit d'équipe et sens de la coopération.
• Réactivité, autonomie et capacité d'adaptation.
• Sens du service public.
• Gestion des priorités et des situations imprévues.

Diplôme souhaité (s) : Diplôme de niveau baccalauréat à bac +2 dans le domaine de la gestion administrative, de l'assistanat ou de la gestion. Expérience souhaitée : Une première expérience en gestion administrative, idéalement dans un environnement de formation ou d'enseignement supérieur, serait appréciée. Connaissance et outils :

• Connaissance de l'environnement de la formation continue, de l'alternance et des stages : réglementation, dispositifs, financements, acteurs institutionnels et partenaires.
• Connaissance de l'offre de formation de l'iaelyon.
• Connaissance de l'organisation et des procédures administratives de l'Université ainsi que des interlocuteurs internes.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).

Service recruteur : iaelyon Date de prise de poste : Dès que possible Localisation du poste : iaelyon School of Management - 6 Cours Albert Thomas 69008 LYON Temps de travail hebdomadaire : 35h00 Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable Filière / Grade : Catégorie C Rémunération mensuelle brute : 1929€ Le poste est ouvert aux personnels contractuels Merci d'envoyer votre candidature ( Cv et lettre de motivation) avant le 17 Novembre 2026. Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et

évolution professionnelle.

• Restauration sur place avec participation financière de l'établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l'établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel

(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an). • Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU. Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation