Une ou un Secrétaire médico-sociale F/H (Poste A-4627)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction Générale Adjointe (DGA) Solidarités regroupe les compétences sociales de la collectivité réparties en 6 directions: Insertion/Logement, Autonomie, Aide Sociale à l'Enfance, Santé/Prévention et PMI, Action Sociale de Proximité, Appui et pilotage. Elle compte environ 2400 agents répartis sur tout le territoire alsacien. Elle contribue à l’élaboration des politiques de solidarité, en assure l’animation et veille à leur évaluation. Elle organise et coordonne les moyens qui sont consacrés à ces champs de compétences majeures de la collectivité dans un souci de transversalité et d’efficacité renforcées.

Mission du poste
- Assure la fonction d'accueil, d'orientation et d'accompagnement à l'accès aux droits des usagers
- Prend en charge les activités multiples de secrétariat dans un souci permanent de fiabilité et de qualité relationnelle
- Assiste les travailleurs médico-sociaux et les cadres de l'ESA présents sur le territoire

Missions / conditions d'exercice

Accueil :
- accueille et oriente le public téléphoniquement et sur place
évalue l'urgence
- apporte une première réponse à l'usager (proposition de rendez-vous, permanence, sollicitations de l'assistant social d'astreinte, du responsable d'équipe)
- apporte un appui dans les démarches administratives initiales
- s'assure de la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux de l'ESA et d'une réponse apportée à l'usager
- contribue à la qualité de service rendu à l'usager

Secrétariat :
- réalise et met en forme des travaux de bureautique : enquêtes, rapports, relevés de décision, compte-rendus de réunions, courriers...
- assure des tâches de classement, de mise à jour et d' exploitation des fichiers manuels et informatiques
- élabore des statistiques et saisit les données
- peut réceptionner et enregistrer informatiquement les courriers et les demandes d'enquêtes
- affranchit le courrier partant
- assure l'instruction et la saisie de documents administratifs : demande de Fonds d'Aide aux Jeunes, des demandes financières d'Aide Sociale à l'Enfance et autres formulaires d'accès à des droits administratifs
- réalise ou aide à réaliser des outils pour une bonne coordination d'équipe

Gestion :
- gère le planning des rendez-vous des travailleurs médico-sociaux
- peut gérer le planning d'occupation des salles de réunion, des bureaux mis à disposition des partenaires
- met à jour la documentation et les formulaires
- renseigne et met à jour les outils relatifs à la gestion des crédits déconcentrés
- peut renseigner et mettre à jour les outils relatifs à la gestion des moyens logistiques de l'unité (véhicules de service, bâtiments, mobilier, bureautique, ...)
- assure la préparation matérielle de certaines réunions
- prend des notes et rédige les comptes rendus des réunions auxquelles elle/il assiste

Collaboration et coordination :
- collabore avec tous les partenaires dans l'unité de travail, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous

Stagiaires :
- encadre ou participe à la formation des stagiaires

Profils recherchés

Profil de recrutement

Savoir :
- bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook)
- bonne connaissance des techniques de communication
- bonne connaissance de la législation sociale et protection de l'enfance

Savoir-faire :
- capacité à analyser la demande et à évaluer l'urgence
- facultés d'adaptation rapide aux exigences du métier
- sens de l'organisation
- capacité d'initiative
- rigueur et soin dans son travail
- fiabilité et rapidité d'exécution
- capacité à se situer dans l'institution

Savoir-être :
- sens de l'accueil et des relations
- ouverture d'esprit
- souplesse et capacité d'adaptation
- discrétion
- disponibilité
- maîtrise de soi
- esprit d'équipe

Spécificités du poste
- Recrutement statutaire, ou à défaut par voie contractuelle, sur le grade de Rédacteur territorial
- Diplôme de niveau bac OBLIGATOIRE
- Poste à temps complet
- Résidence administrative située à ILLKIRCH
- Déplacements sur le territoire : permis B exigé
- Rémunération : Traitement de base, régime indemnitaire
Avantages possibles : tickets restaurant, télétravail, participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, CNAS et amicale du personnel

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