Assistant Médico-Administratif H/F 100% / Service de Génétique Clinique / Groupement Hospitalier EST

L'ÉTABLISSEMENT :
La Direction des Plateaux Médico-Techniques (DPMT) regroupe deux pôles d'activité médicale (PAM : le pôle imagerie et le pôle de biologie et anatomie pathologique (BAP). Le PAM BAP comprend des activités de biologie médicale, d'anatomie et cytologie pathologiques (ACP), de biotechnologies et des activités cliniques de consultation. Les différents services de biologie et ACP, constituent un laboratoire unique nommé Laboratoire de Biologie Médicale Multi-Sites (LBMMS) dont l'activité est articulée autour de 3 centres de biologie et pathologie (CBP) : Centre de Biologie et de Pathologie Nord (CBPN), Centre de Biologie et de Pathologie Sud (CBPS), Centre de Biologie et de Pathologie Est (CBPE). Il comprend aussi le service d'immunologie biologique de l'hôpital Edouard HERRIOT (HEH) et le service de biologie de la reproduction situé à l'HFME.
LE POSTE :
Le service de Génétique Clinique est situé à l'Hôpital Femme Mère Enfant (Groupement Hospitalier Est). Il assure les consultations de génétique clinique, d'oncogénétique, de diagnostic prénatal, de neurogénétique et de médecine prédictive. Il dispose d'un hôpital de jour et est composé de médecins, d'un cadre de santé, d'infirmières, de conseillèr(e)s en génétique, de psychologues, d'attaché(e)s de recherche clinique et de secrétaires.
Le service abrite plusieurs centres de référence maladies rares (CRMR) labellisés par le Ministère de la Santé :
CRMR des Anomalies du Développement et Syndromes Malformatifs Sud-Est (CLAD, centre coordonnateur)
CRMR de la Maladie de Rendu-Osler (centre coordonnateur)
CRMR des Maladies Osseuses Constitutionnelles (MOC, centre constitutif)
CRMR Syndrome de Marfan et Maladies Apparentées (centre constitutif)
Le service porte également plusieurs centres de compétence (surdités, maladies vasculaires rares, prédispositions héréditaires au cancer) et un centre agréé de médecine prédictive pour les pathologies neurodégénératives.
Il est membre de filières nationales de santé maladies rares (AnDDI-Rares, OSCAR, FAVA-Multi, DéfiScience) et du réseau européen de référence ERN ITHACA (Rare Congenital Malformations and Rare Intellectual Disability).
Les missions de votre futur poste :
Assurer l'accueil des patients, la gestion administrative des dossiers, la programmation des consultations et des Hospitalisations de Jour (HdJ), ainsi que le suivi logistique et médico-technique des parcours de soins au sein du CR du service de Génétique Clinique, en étroite collaboration avec l'équipe médicale et paramédicale.
Accueil, Orientation et Gestion des Flux
Accueil physique et administratif : Enregistrer l'arrivée des patients, imprimer les étiquettes et orienter vers le Bureau des Entrées (BDE) en cas d'anomalie. Remettre les questionnaires initiaux pour les nouveaux patients et la documentation d'information.
Accueil téléphonique et emails : Prendre en charge les appels et gestion des boîtes mails du service. Gérer les demandes d'avis et d'adressage : trier, orienter et assurer le suivi des demandes de consultation reçues par courrier, courriel ou via SISRA.
Logistique des courriers : Réceptionner, trier, scanner et intégrer le courrier quotidien, les courriers médicaux (via Easily ou SISRA) et les résultats de génétique dans le dossier du patient.
Programmation et Gestion des Parcours (Consultations et HdJ)
Prise de rendez-vous (Consultations et Suivi) : Programmer les consultations (premières fois et rendez-vous de suivi), y compris les téléconsultations, vérifier la complétude des pièces demandées et envoyer les convocations.
Planification des Hospitalisations de Jour (HdJ) : Identifier les critères d'HdJ sur les plannings, traiter les fiches de demande des médecins, programmer les examens en lien avec les autres services, et transmettre les listes au BDE un mois à l'avance. Envoyer les convocations et s de séjour.
Gestion des urgences : Planifier les rendez-vous urgents selon les critères du service.
Préparation des consultations : Extraire les dossiers papiers et préparer les listes de consultations hebdomadaires pour chaque médecin.
Spécificités Gestion HdJ · Suivi médico-technique : Relance active des médecins pour les documents ou examens manquants nécessaires aux HdJ.
· Coordination interne : Organisation logistique des transports internes pour les patients HdJ en amont du séjour.
· Mise en forme : Gestion et structuration de la FHR (Fiche Hôpital de Réseau) spécifique aux HdJ.
· Évaluation : Participation active aux réunions institutionnelles et aux bilans d'activité dédiés aux HdJ.
Coordination Maladies Rares et Recherche Clinique
· Support CRMR : Contribuer à la gestion administrative des centres de référence : suivi des dossiers maladies rares, saisie BaMaRa, préparation logistique des réunions de concertation pluridisciplinaire (RCP).
· Appui recherche clinique : Assurer l'interface administrative avec les attachés de recherche clinique : convocations spécifiques liées aux protocoles, circuits de consentement, archivage.
· Support enseignement : Participer à l'accueil logistique et administratif des internes et des étudiants en stage dans le service.
Secrétariat Médico-Administratif et Facturation
Production de documents : Saisir les comptes-rendus de consultation (CR), mettre sous pli et assurer l'envoi avec les pièces jointes.
Création d'outils types : Concevoir et mettre à jour les modèles de courriers, de convocations et d'ordonnances pour l'ensemble du service.
Cotation et activité : Assurer la saisie des données d'activité et des cotations sur les différents supports (PMSI, SIM, Colémara, fichiers de suivi internes).
Documents de sortie : Délivrer les bons de transport et attestations de présence, et réaliser les devis patients.
Logistique interne et Vie du Service
Gestion du matériel : Passer et suivre les commandes de fournitures et de matériel (Hospimag, Lyreco).
Gestion des espaces : Planifier l'occupation et les réservations des salles de réunion.
Agendas : Gérer et synchroniser les agendas des médecins et les plannings du service.
PROFIL RECHERCHÉ :
· Diplôme de secrétariat médical ou médico-social (ou diplôme équivalent reconnu).
· Expérience en milieu hospitalier souhaitée, idéalement dans un service de consultations spécialisées ou en lien avec les maladies rares.
· Une connaissance du vocabulaire de la génétique médicale constitue un atout (formation prévue à la prise de poste).
Savoirs et Outils Informatiques · Maîtrise des logiciels hospitaliers institutionnels (Easily, SISRA) et bureautiques (Word, Excel, Access).
· Maitrise des outils de dictée numérique
Savoir-faire · Aptitude à prioriser les demandes d'examens et à relancer de manière diplomatique et régulière les partenaires internes ou externes.
· Rigueur dans l'application des procédures de secrétariat (frappe, mise sous pli, identitovigilance).
· Bonne maitrise de l'orthographe et du vocabulaire médical
· Maitrise de la frappe
CONDITIONS CONTRACTUELLES
Filière : Adminsitratif
Etablissement : GROUPEMENT HOSPITALIER EST
Service / Spécialité : Service de Génétique Clinique
Nature du contrat : Titulaire, CDI, CDD
Quotité de temps de travail : 100%
Modèle Horaires : Poste à repos fixe à 100% 37H30 / semaine soit 7H30 / jour (+ 20 mn de repas),
15 RTT / an (journée de solidarité à déduire), 28 CA / an. Plage horaire : du lundi au vendredi, plage
horaire : 8h-17h
Nature du poste : Poste vacant
Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.
Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d'accéder au statut de la fonction publique.
Catégorie Emploi : Catégorie C
Date de recrutement souhaitée : 01/09/2026
Nom du Cadre Recruteur : MARCHAUD Sabrina
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RÉMUNÉRATION brut : 29k / an