Chargé de mission - Commission Médicale d'Etablissement H/F

A propos

La Commission médicale d'établissement (CME) du 2ème CHU de France conduit des travaux divers et impliquant de très nombreux contributeurs. Elle est l'instance représentative de la communauté médicale, pharmaceutique et odontologique. Cela nécessite un travail de coordination important pour garantir le bon déroulement des travaux menés en lien avec la Présidence de la CME (président de CME et vice-présidents) ainsi que les membres du Bureau de la CME et les présidents de CME locales.

Votre mission

L'assistant(e) de direction - chargé(e) de mission est en charge de la gestion de l'agenda du président de la CME et de la préparation de ses engagements institutionnels. L'assistant(e) de direction - chargé(e) de mission est aussi en charge du reporting, de la communication et de la diffusion des travaux de la Commission QUASPERFE, en lien étroit avec la présidence de la commission.

La chargé(e) de mission est rattaché(e) hiérarchiquement au président de la CME. Membre de l'équipe des assistantes de direction de la direction générale en place, le(la) futur(e) Chargé de mission est rattaché(e) fonctionnellement à la direction des affaires générales.

Missions en lien avec présidence de la CME :

• Préparer et organiser l'agenda et les réunions (internes et externes)/ instances/congrès
• Se coordonner et organiser l'agenda du président de la CME
• Organiser et coordonner des évènements institutionnels, cérémonies en lien avec la Présidence de la CME et le cas échéant, la direction générale et la direction des affaires médicales (DAM)
• Animation et coordination du réseau des acteurs intervenant dans les travaux de la CME
• Participer à la préparation des ordres du jour et formaliser des comptes rendus de réunion
• Suivre l'ordre du jour de la CME et son déroulé pour nourrir le plan de communication de la CME
• Assurer le suivi des actions à mener par la présidence de la CME
• Préparer pour le président de la CME des éléments de langage et supports institutionnels pour certains évènements
• Participer à la Conférence des PCME de CHU pour établir les comptes-rendus et la remontée d'informations
• Représenter la PCME auprès de certaines sous-commissions pour lui en faire un retour
• Appuyer le secrétariat de la DAM pour l'organisation de la CME, en cas de besoin, pour en assurer la continuité
• Créer un flash info CME en lien avec la Direction de la Marque et de la Communication et réaliser des interviews, des portraits ou des contenus sur des thèmes prédéfinis (publication médicale, innovation, recherche...)
• Contribuer pour la DMC au plan de communication pour les instances ou les médias internes HCL
  Missions en lien avec la commission QUASPERFE:

• Organiser et contribuer à la préparation des réunions : COPIL, Bureau, Commission plénière, sous-commission, évènement annuel, etc.
• Contribuer au lien entre la commission QUASPERFE et le bureau de la CME
• Assurer la veille de l'espace dédié QUASPERFE permettant le partage documentaire, le suivi des échéances et des actions afin de faire le lien avec la présidence de la CME
• Contribuer à la mise à jour de l'espace QUASPERFE sur le site intranet
  Missions communication :

En lien avec le médecin en charge de la communication au titre de la CME, l'assistant(e) de direction - chargé(e) de mission doit :

• Contribuer à la mise à jour de l'espace de la CME sur le site intranet HCL/Pixel en lien avec la direction de la marque et de la communication (DMC)
• Créer un flash info CME en lien avec la Direction de la Marque et de la Communication (DMC)
• Réaliser des interviews, des portraits ou des contenus sur des thèmes prédéfinis (actualités CME, informations aux professionnels, publication médicale, innovation, recherche, qualité et gestion des risques, protocoles de coopérations...)
• Contribuer pour la DMC au plan de communication pour les instances ou les médias internes HCL à la demande de la PCME, des sous-commissions de la CME, le cas échéant sur les réseaux sociaux ;
• Réaliser la revue de presse hebdomadaire « l'œil de la CME », avec les supports médias APMNews et Hospimédia

En lien avec la chargée de communication DMC :

• Contribuer à la mise à jour de l'espace QUASPERFE sur le site intranet HCL/Pixel
• Relayer des actions des six sous-groupes de la commission à valoriser, en lien avec la présidente de la commission QUASPERFE

Le profil idéal

Savoirs, savoir-faire et savoir être recherchés:

Connaissance du fonctionnement d'un CHU et de ses instances

Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook, « prompting »)

Gestion d'agenda

Appui au pilotage de projets institutionnels médicaux et coordination d'événements

Excellente maîtrise de la langue française, écrite et orale

Rigueur

Adaptabilité et une bonne gestion de l'urgence, Sens de l'organisation

Esprit d'initiative

Autonomie

Intégrité

Vos conditions de travail:

100%, à repos fixe. Congés annuels (28) et RTT (20).

Nombre de jours de télétravail autorisé(s) par semaine : 2 (à adapter à la nécessité de terrain).

Déplacements dans le cadre des missions confiées.

Son bureau est situé au siège des HCL, 3 quai des Célestins, Lyon.

Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.

Pour les professionnels non titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité d'accéder au statut de la fonction publique par la voie des concours.