Secrétaire (F/H) Médecine du travail 50%

RESPONSABILITÉS :

La/Le secrétaire est un référent opérationnel dans le service de Médecine et Santé au Travail pour les établissements du GHS et pour certains dossiers transversaux. Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité opérationnelle de l'encadrement médical de l'équipe et sous la responsabilité hiérarchique du cadre de santé du service. Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle du médecin cheffe de service. Il/Elle collabore avec l'équipe médicale, l'infirmier du service et en transversal HCL. Constitution de l'équipe du GHS : 4 médecins, 5 infirmiers, 3 secrétaires, 2 psychologues, 1 cadre de santé. Les missions : - Gestion des agendas des médecins : prise de rendez-vous et organisation de réunions; - Gestion des appels téléphoniques; - Gestion de la messagerie électronique du service; - Gestion des courriers reçus ou à émettre (tri, frappe, mise en forme, etc.); - Suivi de demandes diverses (petits travaux, commande de fournitures et matériels, etc.); - Frappe ou mise en forme de lettres types, comptes rendus, diapositives, cours et protocoles, etc. - Accueil présentiel et téléphonique des agents, et leur orientation avec diffusion d'informations d'ordre général; - Gestion des convocations pour les visites à caractère obligatoire; - Aide à la préparation des campagnes de prévention avec création d'affiches; - Saisie de données.

PROFIL RECHERCHÉ :

Qualifications - Etre titulaire d'un diplôme de secrétariat; - Expérience souhaitée. Compétences - Sens de l'accueil - Disponibilité, capacité d'écoute; - Sens du travail en équipe - Capacité à transmettre les informations; - Capacité à répondre à une diversité de demandes simultanées; - Prise d'initiatives dans le périmètre de la fonction et des responsabilités; - Maitrise du Pack Office indispensable. Savoir être - Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs; - Aptitude aux relations humaines : médiation, gestion du stress et maitrise de soi; - Sens de la hiérarchie, des responsabilité et de l'exemplarité; - Autonomie et capacité d'initiatives dans le périmètre du poste. Conditions - Poste à mi-temps, classé à repos fixes, sans télétravail et soumis au pointage; donnant droit à 14 CA sans RTT sur la base d'une année pleine. - Affectation GHS - Déplacements possibles sur les différents établissements HCL; - Amplitude horaire 8h-17h, adaptable à l'organisation du travail et aux contraintes liées à l'activité; - Modifications de planning en interne : pas de suppléance extérieure à l'équipe;