Référent(e) administratif(ve), financier(ère) et RH du Pôle Santé Publique (F/H)/HCL

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Pôle de Santé Publique des Hospices Civils de Lyon est un pôle transversal d'activités médicales réparties sur 6 thématiques : les Territoires, les Vigilances réglementaires, les Centres régionaux, la Promotion et santé des populations, l'Information médicale, l'appui à la recherche. Ses grandes missions sont conduites en lien avec les directions fonctionnelles centrales, les directions transversales, et les Groupements Hospitaliers.

LE POSTE :
Définition générale de la fonction :
Le ou la Référent(e) administratif(ve), financier(ère) et RH du Pôle Santé Publique contribue au bon fonctionnement de la Direction Médico-Administrative du pôle.
Sous la responsabilité de la Cadre Administrative de Pôle (CAP), il ou elle assure un appui à la gestion administrative, financière et RH du PSP. Il ou elle contribue au recueil, à la fiabilisation et au suivi des données nécessaires au pilotage du pôle ainsi qu'à la préparation des éléments d'analyse et d'aide à la décision.
Interlocuteur privilégié des professionnels du pôle dans son champ de compétence, il ou elle constitue un point d'entrée de proximité pour les questions administratives, financières et RH relevant de son périmètre.
Il ou elle alerte la Cadre Administrative de Pôle sur les situations nécessitant un arbitrage, un accompagnement ou une décision relevant de son périmètre de responsabilité.
Dans un environnement multi-sites et transversal, il ou elle contribue à la diffusion des bonnes pratiques administratives, à la sécurisation des procédures et à la circulation de l'information entre les différents acteurs du pôle.
Il ou elle assure également la continuité des activités prioritaires du secrétariat de direction lors des absences de la secrétaire de pôle.
Positionnement dans la structure :
Le ou la Référent(e) administratif(ve), financier(ère) et RH :
Est placé(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la Cadre Administrative de Pôle.
Travaille en étroite collaboration avec le Directeur référent, la Cheffe de pôle et le Cadre Supérieur de Santé.
Collabore avec les responsables médicaux, cadres et secrétaires des différentes composantes du PSP.
Travaille en lien fonctionnel avec la DAF, la DRH, la DRS, la DPL et les autres directions support.
Participe au fonctionnement quotidien de la Direction Médico-Administrative du pôle.
Principales missions et responsabilités :
Appui au pilotage administratif et financier du pôle
Assurer le suivi administratif des conventions, financements spécifiques et crédits fléchés.
Participer à la préparation des bilans, budgets prévisionnels, reportings et tableaux de bord nécessaires au pilotage financier.
Contribuer au recensement, à la consolidation et au suivi des besoins en équipements hôteliers (PEH) et biomédicaux exprimés par les équipes du pôle.
Appui à la gestion RH des personnels non médicaux du pôle
Assurer la mise à jour des outils de suivi des effectifs, des mouvements de personnel et des principales situations administratives des professionnels du pôle.
Assurer le suivi des échéances administratives liées aux personnels.
Référent administratif des personnels de recherche rattachés au pôle
En lien avec la Direction de la Recherche en Santé (DRS), les responsables médicaux et les secrétariats concernés :
Constituer un point de contact administratif au sein du PSP pour les personnels de recherche et leurs responsables.
Faciliter la circulation de l'information entre les équipes, la DRS, les secrétariats et les responsables médicaux.
Contribuer au suivi des situations de multi-affectation des personnels de recherche rattachés au pôle.
Harmonisation des pratiques administratives et veille organisationnelle
Contribuer au recensement et à l'actualisation des pratiques administratives mises en uvre au sein des différents Groupements Hospitaliers.
Assurer un rôle de ressource auprès des professionnels du pôle.
Contribuer à l'amélioration continue des pratiques administratives.
Suivi des dossiers administratifs transversaux
Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par la CAP ainsi que des échéances et plans d'actions associés.
Participer à la préparation des éléments nécessaires au suivi de certains projets et dossiers transversaux du pôle.
Continuité du secrétariat de direction
Assurer la continuité des activités prioritaires du secrétariat de direction lors de l'absence de la secrétaire de Direction du pôle.

PROFIL RECHERCHÉ :
Savoirs-faire
Organiser et assurer le suivi simultané de plusieurs dossiers administratifs, RH et financiers.
Élaborer et exploiter des tableaux de bord et outils de suivi, notamment sous Excel.
Analyser une situation, identifier les interlocuteurs pertinents et proposer des solutions adaptées.
Rédiger des notes, procédures et documents administratifs.
Travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés au sein des HCL.
Alerter, rendre compte et accompagner la mise en uvre d'actions d'amélioration.
Connaissance appréciée des outils institutionnels : Chronos, BO, Score.
Savoirs-être
Rigueur, sens de l'organisation et capacité d'adaptation.
Autonomie et sens des responsabilités.
Esprit d'analyse et capacité de synthèse.
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Formation et expérience
Bac +2 minimum en gestion, administration ou comptabilité.
Expérience significative en gestion administrative.
Une expérience en gestion RH, financière ou en secrétariat de direction constitue un atout.
Connaissance de l'organisation hospitalière et du fonctionnement institutionnel des HCL.
Ce profil de poste peut être sujet à modifications en fonction de l'évolution des organisations de travail et des activités.
Informations complémentaires :
Poste à temps plein.
Organisation du temps de travail selon les dispositions applicables aux Adjoints des Cadres Hospitaliers.
Horaires adaptés à l'organisation du travail et aux nécessités de service.
Disponibilité ponctuelle requise en fonction des activités du pôle.
Déplacements possibles sur les différents établissements des HCL et exceptionnellement hors HCL.
Lieu d'affectation : Direction du Pôle Santé Publique, 162 avenue Lacassagne, 69003 Lyon.
Poste à pourvoir à compter du 01/09/2026.
Les candidatures (CV, lettre de motivation et référence du poste) sont à adresser à :
Valérie DUMAS, Cadre Administratif [email protected]