Responsable de site salle

Secteur

Spectacle vivant

Description de l'entreprise/de l'organisme

L’Opéra national de Lyon constitue un pôle d’excellence, de création, de production et de formation dans les domaines lyrique, chorégraphique et musical. Il se situe parmi les grandes maisons d’opéra en France et en Europe et bénéficie depuis janvier 1996 du label d’Opéra national. Il est subventionné par la ville de Lyon, le ministère de la Culture, la Métropole de Lyon et la Région Auvergne-Rhône-Alpes.

Il dispose d’un budget d’environ 39 M€ et d’un effectif permanent d’environ 360 personnes (personnels association et personnels mis à disposition par la Ville de Lyon), auquel s’ajoute, en moyenne annuelle, une centaine d’intermittents. Il comprend notamment un orchestre, un chœur, un ballet et une maîtrise.

Description du poste

Le/la salarié.e, en sa qualité de Responsable de salle - Grande Salle, est notamment chargé.e, sans que cette liste soit considérée comme limitative, des fonctions suivantes :

Avant le spectacle ou événement en grande salle
- En lien avec le/la responsable de l’accueil des publics, prépare le brief de l’équipe d’accueil, et pour cela s’informe du déroulement du spectacle et de toute information utile à son bon déroulement (durée, entracte, bis, présence de personnes à mobilité réduite, bar, vente de disques, cocktail, affichage, photographes ou caméras, présence d’invité.es impliquant une attention particulière, distribution de flyers, etc.),
- Prépare les affectations en répartissant de manière équitable et alternée les postes et les tâches entre les différent.es agent.es planifié.es sur le spectacle ou l’événement,
- Procède au brief de l’équipe d’accueil et donne toute instruction nécessaire au bon déroulement de l’accueil du public avant, pendant et après le spectacle,
- Veille à ce que les espaces publics soient propices à un accueil de qualité du public (hall, salle, sanitaires, etc.),

A l’occasion du spectacle ou événement en grande salle
- Veille au bon déroulement de l’accueil du public par l’équipe d’accueil qu’il supervise : respect des procédures et de la qualité, contrôle les billets, orientation, renseignement et placement des spectateurs, gestion du vestiaire, accueil des retardataires, bonnes circulations des publics dans les différentes zones, etc.,
- Veille à la bonne articulation entre les différents événements ayant lieu autour, avant ou après le spectacle (pots, réceptifs mécénat, bar des Muses, événements à l’amphithéâtre, accueil de groupes, etc.),
- Veille à la bonne installation d’éventuels stands en cas de dédicace, vente de CD et/ou de livres, cocktails ou autre événement,
- En lien avec le responsable de l’accueil des publics, peut rédiger ponctuellement et autant que nécessaire toute procédure d’accueil selon notamment le format spécifique de l’événement, les contraintes liés aux lieux concernés ou les nécessités et obligations protocolaires,
- Règle les litiges,
- Veille au respect du règlement intérieur à destination du public,
- Procède à l’ouverture et la fermeture du bâtiment, en lien avec le PC sécurité,
- En lien avec la régie de scène, procède à l’ouverture de la salle aux publics, au lancement du spectacle, aux topages des potentiels entractes. Tout en garantissant la bonne expérience des publics et une bonne gestion des imprévus, il/elle est, en cela, garant des heures de lancement, des durées d’entractes et des reprises. Il/elle veille par ailleurs à la bonne communication de ces horaires aux publics,
- Veille au rangement des lieux et du matériel utilisés par l’équipe d’accueil en fin de vacation,

Sécurité
- Veille à la sécurité du public dès l’entrée et pendant toute la durée du spectacle ou de l’évènement, ainsi qu’à la sortie,
- Participe à, et peut demander l’activation de la cellule de crise, avec la régie de scène, le PC sécurité et le/la cadre d’astreinte pour tout événement nécessitant l’arrêt ou l’aménagement du cours normal de la soirée ou de l’événement,
- Veille à l’évacuation du public selon les procédures définies,
- Appelle le PC sécurité et/ou le/la médecin de salle pour tout événement le nécessitant,
- Fait appliquer les consignes Vigipirate,

Encadrement de l’équipe d’agent.es d’accueil de la grande salle et tâches administratives
- En lien avec le/la responsable de l’accueil des publics qui en définit les principes, assure l’encadrement et la coordination de l’équipe d’accueil à l’occasion des spectacles et événements en grande salle,
- Participe au recrutement des agent.es d’accueil,
- Tient informé.e le/la responsable de l’accueil des publics de potentiels absences, retards ou de toute information ayant un impact sur le suivi d’heures des agent.es, et relaye toute information nécessaire au bon fonctionnement du service et de l’accueil entre le/la responsable de l’accueil des publics et les agent.es d’accueil.
- Réalise les relevés d’heure des agents d’accueil en CDII dans le logiciel de planification, interagit avec le/la responsable de service d’une part et chaque agent.e d’autre part pour assurer la fiabilité de ces relevés, et envoie chaque mois au service paie le document de synthèse permettant le calcul et le suivi des parts variables de paie,
- Contrôle la qualité du travail des agent.es d’accueil et leur présentation, et fait remonter au/à la responsable de service toute information ou questionnement en la matière,
- Assure la formation des nouveaux agent.es d’accueil et/ou s’assure de leur bonne formation par les responsables de zone. Il/elle est également garant.e de la bonne formation des responsables de zone,
- Veille à l’application des procédures de travail et de sécurité,
- Relaye l’information entre le responsable de l’accueil des publics et les agent.es d’accueil.

De façon générale, il/elle doit assurer l’ensemble des missions relevant de ses domaines d’intervention, qui lui sont confiées par son supérieur hiérarchique.

Description du profil recherché

Compétences recherchées
- Encadrement et coordination logistique lors des événements
- Management d’équipe
- Capacité à gérer d’éventuels conflits avec le public
- Suivi administratif et utilisation d’outils de planification

Qualités requises
- Rigueur et organisation
- Flexibilité
- Réactivité
- Sens aigu du relationnel
- Resistance au stress