Gestionnaire adminitratif(ve) et locatif H/F

Rattaché(e) à la la Directrice de l’immobilier et fonctionnellement à la Direction administrative et Financière (DAF), dans un contexte de déploiement du pôle immobilier, cette création de poste est un enjeu d’organisation et de structuration des process administratif/ financier et immobilière.

Gestion administrative

Suivi des conventions avec les tutelles :

- Tenue un tableau de suivi, respect des échéances ( pour s’assurer du paiement dans les temps ) et de la complétude des dossiers, préparation des documents nécessaires, mise en signature ;

Gestion administrative pour l’association :

- Déclarations administratives auprès des divers organismes (préfecture, Urssaf…). Par exemple : création d’établissements, mises à jour de numéro FINESS, …

- Préparation de courriers administratifs ;

- Organisation des documents, classements, archivage ;

- Appui aux équipes opérationnelles sur des sujets administratifs (envoi d’appels à projets, …)

Suivi des contrat fournisseurs :

- Interface avec les fournisseurs pour la signature et le bon suivi des contrats : télécommunication, énergie, assurance, véhicules, etc, .

- Demandes de mise à jour de données administratives auprès des fournisseurs

- Interlocutrice privilégiée des fournisseurs énergie, assurance, commodités pour les suivis et mises à jour des parcs (rattachement de lignes, ouverture de comptes…)

- Gestion du parc / matériel de travail : PC, téléphones, véhicules

- Soutien au pôle comptable pour la récupération de factures

Gestion administrative immobilier

- Suivi assurances : Suivi du parc des biens assurés (véhicules, biens mobiliers et immobiliers) et des sinistres.

- Mise à jour de process.

- Mise à jour de la base de données des baux.

- Vérification administrative des baux classement.

- Porte d’entrée pour les propriétaires bailleurs (Baux, pièces administratives ou financières, indexation des loyers…).

- Interface avec les gestionnaires locatifs externes (Habitat Solidaires, HH Gestion, Bénévoles du mouvement)

- Support aux responsables de centres pour les entrées ou sorties des appartements.

- Assure la coordination entre les services comptabilités et les différents centres.

Ces missions sont amenées à évoluer avec la croissance et la transformation progressive de l’organisation.