Gestionnaire administratif, financier et organisation d'évènements - h/f

Description entreprise :

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques.

Dans le classement de Shanghai et QS, elle apparaît parmi les tous premiers établissements français en termes de performance per capita.

Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs.

L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

Son budget annuel est d’environ 160 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

Description du poste :

La cellule est composée de 2 agents dont la responsable. Elle assure une fonction support auprès de l’Institut Français de l’Éducation (IFÉ), L’IFÉ est une structure nationale de recherche, de formation et de médiation des savoirs en matière d’éducation. L’IFE crée et propose des ressources, des formations, des accompagnements principalement auprès de formateurs d’enseignants et d’inspecteurs en s’appuyant sur une collaboration étroite avec des chercheurs experts de leurs domaines en sciences de l’éducation principalement.

MISSION :
Sous l’autorité de la responsable de la cellule, vous assurez l’organisation des formations, des évènements et des réservations de salles pour les chercheurs du pôle Formation IFÉ, en garantissant le suivi administratif, budgétaire et la préparation des supports de communication. Vous coordonnez les échanges avec les services de l’École et les partenaires extérieurs afin d’assurer le bon déroulement des activités et la circulation des informations.

ACTIVITÉS :
Activités principales :

• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes IFÉ
• Traiter les demandes de prise en charge de déplacements, d’hébergements, de réservations de salles
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...)
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
• Accueillir, orienter, renseigner le public, sur place ou par téléphone
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) et lors des manifestations/évènements organisés sur site
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) lors de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la cellule ou de la DRAF en appliquant les procédures dédiées
• Répondre aux demandes d'informations des autres services IFÉ/ENS et de l'extérieur
• Participer à l'élaboration des bilans financiers pour une validation par la DAF et Agent comptable éventuellement
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

Activités associées

• Participer aux réunions des gestionnaires financiers organisées par la Direction des Affaires Financières de l’ENS
• Prêter assistance aux collègues du service afin d'assurer la continuité du service

Profil recherché :

COMPÉTENCES REQUISES :
Connaissances sur l’environnement professionnel :
➢ Connaître l’ensemble des sites, bâtiments et services de l’ENS
➢ Connaître la communication (gestion et édition des programmes, utilisation de l'application agenda ENS)
➢ Connaître la règlementation en matière de gestion financière

Savoir-faire opérationnel :
➢ Capacité à travailler en équipe,
➢ Respecter les procédures établies
➢ Être à l’aise avec les outils informatiques : bureautique (messagerie, Word, Excel, AdobeAcrobat) et la connaissance des logiciels GFC-Dépenses, GFC Missions et le portail de Gestion Électronique des Documents (GED)
➢ Avoir des capacités rédactionnelles
➢ Avoir les techniques d'élaboration de documents
➢ Posséder les techniques d'accueil téléphonique et physique
➢ Avoir le sens de l’organisation et d’autonomie sur les tâches attendues
➢ Compétence organisationnelle
➢ Appliquer les consignes orales et écrites

Savoir-être :
➢ Sens du service public
➢ Réactivité
➢ Sens relationnel
➢ Sens de l'organisation
➢ Savoir rendre compte
➢ Disponibilité
➢ Autonomie tout en sachant alerter la hiérarchie

Compte de tenu de la fermeture estivale de notre établissement, votre candidature sera étudiée fin aout, début septembre. Merci pour votre compréhension.