Adjoint Administratif H/F - Direction du Personnel / Service Formation - Hôpital Edouard Herriot

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
Le Groupement Hospitalier Centre regroupe trois établissements : l'hôpital Edouard Herriot, l'hôpital des Charpennes et le Centre de soins dentaires. Il est une référence dans de nombreuses spécialités médicales et chirurgicales, les pathologies bucco-dentaires de l'adulte et de l'enfant et la prise en charge des patients âgés.
LE POSTE :
Présentation du service :
Le Service Formation réalise ses missions au bénéfice des agents du GHC, des agents attachés à une Direction Transversale représentée sur le site.
Positionnement de l'adjoint administratif / Assistante de formation :
Le service appartient à la Direction des Ressources Humaines : les deux adjoints administratifs - assistants formation sont placés sous la responsabilité du Conseiller Formation Carrière (CFC).
Equipe :
Le service formation est composé d'un CFC et de deux Adjoints Administratifs - Assistants de Formation. Une polyvalence est requise sur l'ensemble des activités pour les deux assistantes.
Définition de la fonction :
L'assistant participe à l'accueil et à l'information des agents pour toutes les questions relatives au domaine. Il assure la gestion administrative des dispositifs de formation professionnelle du Groupement.
Il assure les tâches relatives à ses missions en respectant le cadre réglementaire et les procédures définies. Pour atteindre cet objectif, il réalise et met en uvre tout document de suivi lui permettant de produire les éléments demandés et d'assurer sa mission dans le respect des échéances.
Principales tâches du poste :
Diffusion des fiches pédagogiques et calendriers de formation à l'encadrement
Suivi des avis donnés par l'encadrement
Gestion des inscriptions des agents aux formations
Envoi des convocations ou des lettres de refus
Gestion administrative des demandes complémentaires de formation
Gestion administrative des dossiers de concours et examens
Gestion administrative des dispositifs individuels (BC, VAE, CFP)
Gestion administrative des conventions de stage
Réalisation des badges pour les étudiants
Gestion du Portail « Inscriptions formations internes »
Suivi des formations internes en lien avec les formateurs
Mise à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité
Statistiques
Activité du poste :
Accueil physique et téléphonique
Traitement d'informations multiples et variées par messagerie électronique/téléphone
Saisie informatique des données sur les logiciels métiers
Suivi de tableaux de bord
Application des dispositifs statutaires et réglementaires
Classement, archivage
PROFIL RECHERCHÉ :
Qualités requises :
Aptitudes relationnelles et sens de la communication (nombreux contacts avec l'encadrement, service central de formation, différents professionnels hospitaliers toutes catégories)
Sens de l'accueil physique et téléphonique
Aptitude à travailler en équipe et en réseau
Capacités d'adaptation et réactivité
Capacités d'analyse
Sens de l'organisation et des priorités
Esprit d'initiative
Rigueur
Disponibilité
Discrétion et réserve
Compétences requises et/ou à développer :
Compétences en bureautique avec maîtrise et rapidité sur Word, Excel, Outlook
Connaissance des logiciels GRH appréciée (Arhpège, Gesform)
Conditions de travail :
Poste à temps plein et à repos fixes
Congés en alternance entre les 2 Adjoints Administratifs - Assistants de Formation
Possibilité de télétravail 1 jour par semaine après un an d'ancienneté sur le poste, en alternance entre les 2 Adjoints Administratifs

Ce profil de poste peut être sujet à modifications en fonction de l'évolution des organisations de travail et des activités