assistante du directeur général adjoint pôle éducation et territoire

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Vous êtes à la recherche d'une opportunité pour mettre à profit vos compétences au sein d’une Collectivité Territoriale dynamique et innovante ? Rejoignez le Département du Rhône, nous avons l’offre d’emploi idéale pour vous !

Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 1,9 million d'habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, l’éducation, la culture, la mobilité et l’aménagement du territoire.

En rejoignant le pôle Éducation et Territoire, l’Assistant au Directeur Général Adjoint intègre une équipe de 7 personnes dont 3 chargées de missions éducation et attractivité, 2 chefs de projets et 1 technicien comptable. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Direction des missions transverses.
Notre équipe s'inscrit en véritable partenaire de l’ensemble des pôles de notre collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Véritable support au Directeur Général Adjoint, et ayant un rôle de coordinateur, vous devrez assurer le bon fonctionnement de la Direction en terme d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers.

Pour cela vos principales missions seront :

1/ D’assurer l’accueil physique et téléphonique, gestion de l’agenda du DGA:

• Assurer l’interface entre le DGA et les directions du pôle et ceux de la collectivité ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers ;
• Assurer le suivi des agendas de la direction et du calendrier des différents évènements.

2/ Préparer les différentes réunions et réalisation des comptes rendus :

• Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique ;
• Assurer la réservation des salles, matériels, voitures ;
• Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions de la direction ;
• Réaliser des recherches documentaires diverses ;
• Assurer la prise de notes et la réalisation des comptes rendus.

3/ Constituer et préparer les dossiers :

• Élaborer des documents nécessaires à la constitution des dossiers ;
• Assurer le suivi des dossiers (respect procédures, vérification, respect des délais) ;
• Rédiger des notes, synthèses, documents ;
• Suivi des projets et activités de la direction.

4/ Coordonner les activités de la direction

• Assurer le suivi des absences, des déplacements
• Assurer le traitement du courrier
• Assurer les commandes des fournitures, de matériel pour la direction
• Participer à la création, l’harmonisation, la mise à jour d’outils de gestion internes
• Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes pour fluidifier le fonctionnement
• Assurer les corrections de formes des notes, courriers, rapports budgétaires, documents divers
• Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord
• Saisir et mettre à jour les bases de données
• Assurer la diffusion des communications et des informations
• Assurer la gestion des boîtes mails génériques
• Être le réfèrent informatique et archivage pour la Direction
• Veiller au respect des délais et échéanciers de l’institution

Profils recherchés

Pour réussir sur ce poste, vous apporterez votre goût pour le contact humain, de capacités d'analyse et d'organisation, de rigueur et de discrétion. Vos qualités relationnelles et votre sens du conseil vous permettront de vous adapter à votre public.
Vous disposez de premières expériences réussies en tant qu’Assistant de Directeur dans la fonction publique.
Vous maîtrisez les logiciels bureautiques et métiers, tel que ASTRE RH, OHRIS, KOLOK, CORIOLIS…
• Poste basé à Lyon 3ème
• Poste télétravaillable OUI
• Catégorie du poste : B
• Cadre d’emploi : rédacteur
• Filière : administrative
• 34 jours de Congés Payés + 12 jours de RTT
• Prise en charge à 75% d’abonnement transport en commun
• Carte restaurant, prestations sociales et culturelles, avantages vacances et sportifs, etc.

Recrutement pour poste permanent, par voie de mutation, de détachement, contractuelle.
Prêt à relever le défi ?

Si vous êtes enthousiaste à l'idée de rejoindre une équipe dévouée et que vous souhaitez apporter une contribution significative à nos missions, n'hésitez plus ! Postulez dès maintenant et découvrez un collectif dynamique et attaché au sens du service public.

Tous nos postes sont ouverts au recrutement de personnes en situation de handicap. En conventionnant avec le FIPH, le Département du Rhône a fait le choix d’une démarche pro-active et inclusive.

Pour aller plus loin, retrouvez nous en images :

Découvrez vos futurs collègues ici :

Voici le message d'accueil du Directeur Général des Services et de la Direction des Ressources Humaines :

Enfin découvrez le Département :

Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre collectivité !