T13355 Secrétaire accueil standard H/F à l'UTAS de Laon

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

• Accueil physique et/ou téléphonique de tous les usagers et partenaires dans les heures d’ouverture au public
• Identification de la demande et orientation vers le service ou l’interlocuteur concerné interne ou externe

Missions / conditions d'exercice

Principales :
• Accueil physique et/ou téléphonique de tous les usagers et partenaires de l’Utas
• Réponses rapides et succinctes aux demandes d’informations générales
• Animation et régulation de la salle d’attente
• Enregistrement journalier des statistiques d’accueil
• Participation aux réunions ou groupes de travail

Spécifiques :
• Gestion du courrier arrivée et départ
• Gestion des plannings d’occupation de locaux, véhicule…
• Réalisation de tâches administratives pour le compte d’autres services
• Soutien logistique aux autres secrétariats en tant que de besoin
• Participation à l’accueil de stagiaire

Conditions d’exercice et sujétions particulières :
• Présence obligatoire du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 13 h 30 à 17h30 (jours et horaires d’ouverture au public)
• Attribution de la NBI (Nouvelle bonification indiciaire)

Profils recherchés

SAVOIRS
Droits et obligations du fonctionnaire
Cadre réglementaire et juridique des politiques sociales et des collectivités territoriales
Connaissance des outils informatiques et progiciels métier
Connaissance des institutions médico-sociales et des difficultés des usagers
Connaissance dans les domaines spécifiques suivants :
- Organigramme de la collectivité,
- Outils de téléphonie,
- Appareils de sécurité (incendie et intrusion)
- Notions de langue étrangère (éventuellement)

SAVOIRS-FAIRE
Capacité organisationnelle, rigueur
Travailler en équipe
Rendre compte de son activité
Accueillir physiquement et téléphoniquement
Capacités rédactionnelles
Capacités techniques spécifiques :
- Techniques d’écoute et de reformulation
- Gestes et postures face à l’agressivité

SAVOIR ETRE (qualités)
Sens des relations humaines
Adaptation, autonomie
Discrétion
Sens de l'écoute et aptitude à communiquer
Sens du service rendu
Gestes et postures face à l’agressivité