Gestionnaire des thèses et doctorants/es - poste susceptible d'être vacant - h/f

Description entreprise :

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques.

Dans le classement de Shanghai et QS, elle apparaît parmi les tous premiers établissements français en termes de performance per capita.

Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs.

L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

Son budget annuel est d’environ 160 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

Description du poste :

Au sein de la Direction des services d’appui au Doctorat et à la Recherche (DDR), le poste est rattaché au service Doctorat et HDR (DHDR). Le service est composé d’un responsable et de 5 gestionnaires, présent sur les sites Descartes et Monod de l’ENS de Lyon.

ACTIVITES :

• Accompagner les doctorantes et doctorants tout au long de leur parcours doctoral : candidature, inscription, réinscription, comité de suivi individuel, césure, transfert, abandon, etc
• Instruire les dossiers d’inscription/réinscription en thèse et de soutenances de thèse en vérifiant leur régularité juridique et administrative, selon les modes opératoires du service
• Veiller sur les workflows de validation dématérialisés des projets d’inscription et de soutenances
• Valider les projets de cotutelles et codirections / Archiver les conventions et avenants
• Alimenter les bases de données du domaine d’intervention / Fiabiliser les données
• Fournir des indicateurs de gestion
• Rendre compte méthodiquement, au N+1 et membres de l’équipe, de l’avancement des dossiers et des difficultés rencontrées
• Traiter les mails des boîtes nominative et de fonction
• Participer à la mise à jour des informations sur les sites internet et intranet de l’établissement
• Participer à la continuité de service (accueil physique notamment)
• Participer aux évènements organisés par le service (invitations, inscriptions, confirmations, soutien logistique, émargement, accompagnement des participants, accueil des intervenants...)
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers

Profil recherché :

Connaissances sur l’environnement professionnel

• Fonctionnement des administrations publiques
• Organisation de l'enseignement supérieur (LMD)
• Techniques d'élaboration de documents

Savoir-faire opérationnels

• Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe
• Rédiger des rapports ou des documents
• Concevoir des tableaux de bord
• Maîtriser les outils informatiques (excel, word, powerpoint, formulaires...) et s’adapter aux applicatifs métier (CORIANDRE, ADUM)

Savoir Être

• Rigueur / fiabilité
• Réactivité / disponibilité
• Sens relationnel
• Sens de l'organisation
• Sens de la confidentialité
• Savoir rendre compte
• Esprit d’équipe