ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F

Description des missions

L'Assistant.e de direction assure un appui administratif, organisationnel et réglementaire de haut niveau auprès de la Direction administrative et pédagogique de l’établissement (Directeur, Directeur adjoint et Comité de Direction : Direction de la danse, Direction de la musique, Direction de la recherche) afin de contribuer au bon fonctionnement des instances, à la sécurisation des procédures et à la qualité de l’activité.

Profil recherché

L'Assistant.e de direction assure un appui administratif, organisationnel et réglementaire de haut niveau auprès de la Direction administrative et pédagogique de l’établissement (Directeur, Directeur adjoint et Comité de Direction : Direction de la danse, Direction de la musique, Direction de la recherche) afin de contribuer au bon fonctionnement des instances, à la sécurisation des procédures et à la qualité de l’activité.Missions et activités principales :1. Assistance de direction• Gestion des agendas, rendez-vous et déplacements du Directeur et du Directeur adjoint ; ponctuellement certains déplacements du Comité de Direction (réservations, ordres de missions, états de frais)• Préparation et suivi des réunions• Traitement du courrier et des courriels• Rédaction et mise en forme de documents administratifsCompétences principales mises en œuvre : - Connaissance de l’organisation et du fonctionnement du ministère de la Culture ou d’un environnement institutionnel- Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et du spectacle vivant- Intérêt pour le droit administratif et l’environnement réglementaire de l’enseignement supérieurSavoir-faire- Organiser et prioriser l’activité - Règles de l'expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe)- Actes administratifs, respect des procédures internes, archivage et gestion documentaire- Règles protocolaires - maitrise de l’anglais requise- Maîtrise des outils informatiques (Excel) et habileté sur des logiciels métiers (type gestion de frais, comptable)Régi par les dispositions du décret n°2009-201 du 18 février 2009, le CNSMD Lyon - Conservatoire National Supérieur de Musique et de Danse de Lyon est un établissement public administratif, placé sous la tutelle du Ministère de la Culture.Établissement d’enseignement supérieur, il est chargé de dispenser un enseignement spécialisé dans les domaines de la musique, de la danse et de la pédagogie. Ses enseignements s’inscrivent dans le schéma européen Licence Master Doctorat en lien avec l’Université de Lyon. Ses 650 étudiants (dont plus de 20 % d’étudiants étrangers) admis sur concours bénéficient d’un haut niveau d’encadrement (environ 180 enseignants permanents et 80 personnels administratifs et techniques). 2. Gestion des instances : Conseil d’Administration et réunions hebdomadaires du Comité de Direction• Préparation des convocations et dossiers• Organisation matérielle des séances• Rédaction des comptes rendus et procès-verbaux• Suivi des décisions et des actions3. Suivi administratif et réglementaire• Veille au respect des procédures• Gestion documentaire et archivage• Suivi des échéances institutionnelles• Appui aux enquêtes et campagnes administratives• Pilotage du calendrier universitaireMissions et activités associées : Missions de soutien transversales et ponctuelles en collaboration avec la Direction ou les services support du Conservatoire, et notamment : service RH, finances, communication, scolarité, accueil.Savoir-être - Sens de l’organisation et anticipation (gestion des urgences, des priorités)- Règles de confidentialité et de déontologie - Sens de l’écoute- Fermeté et diplomatie- Appréhension des enjeuxLe CNSMD forme à la scène par 450 évènements et performances publiques organisées avec 70 partenaires professionnels (opéras, orchestres, compagnies, scènes nationales, festivals).Le CNSMD est membre du Collège des Hautes Études Lyon-Sciences -le CHEL(S)- avec l’ENS Lyon, l’École Centrale Lyon, VetAgroSup, Sciences-Po Lyon et l’École des Mines de Saint-Etienne, EM Lyon et Université Jean Moulin Lyon III.Le CNSMD de Lyon est engagé dans une dynamique de transformation de ses formations, de ses pratiques et de son inscription sociétale, visant à former des artistes capables d’agir dans un monde en mutation.Avec l’UDL il mène un projet ambitieux de réhabilitation des espaces et de création d’une salle modulable.L’Assistant.e de Direction collabore au quotidien avec le Directeur et le Directeur Adjoint. L’agent.e intervient également en appui auprès du Comité de Direction de l'établissement : occasionnellement la Directeur des études musicales, la Directrice des études chorégraphiques ainsi que la Directrice de la recherche.L'agent.e est amené.e à être en interaction quotidienne avec les personnels de l'établissement et les partenaires extérieurs.