Assistant de direction (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Descriptif de l'emploi

Riche de ses 9 600 collaborateurs et de ses 250 métiers, la Métropole de Lyon porte des politiques publiques très diverses pour ses 1,4 million d'habitants et son territoire dans de nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, …
Rattaché à la responsable du service protocole, presse et bureau de la coordination administrative, vous faites partie de la cellule assistance administrative. Vous assistez et assurez le secrétariat des membres du Cabinet.

Missions / conditions d'exercice

VOS MISSIONS:
Vous assurez le secrétariat des membres du Cabinet : vous assurez la gestion et le suivi des agendas et des messageries, vous assurez l'accueil physique et téléphonique et l'organisation des déplacements.
Vous gérez le courrier des collaborateurs (enregistrement, suivi et relance), et assurez le suivi des réponses aux courriers de la Présidente en faisant le lien entre les conseillers et les services. Vous suivez les parapheurs dans les circuits de signature et mettez en forme des courriers. Vous rédigez des accusés-réception.
Vous assurez un suivi des dépenses des collaborateurs ainsi que le suivi de leurs congés / RTT. Vous gérez les demandes logistiques (réservations de salles, fournitures...).
Vous assurez la suppléance de l’assistante de la Présidente et de la directrice du cabinet, notamment dans l’enregistrement et le suivi des notes de service à l’attention de la Présidente.
Vous aidez à la préparation des réunions et des dossiers de la Présidente (aspects logistiques).
Vous anticipez les besoins des membres du Cabinet, proposez des solutions, participez à la gestion des urgences pour améliorer l’efficacité globale.
Vous participez activement à la liaison entre le cabinet, les VP et les différents services de la Métropole, à la centralisation des informations clés et à la fluidité des échanges.
Vous êtes en relation avec les services informatique / logistique, et assurez des missions de classement et d'archivage.

CONDITIONS DE TRAVAIL:
- lieu : Hôtel de la Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon
- temps de travail : La Métropole est attentive à l'équilibre vie professionnelle - vie privée et vous propose différentes formules de travail flexibles : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 25 jours de congés annuels + fractionnement, possibilité de semaine en 4 jours, jusqu'à 22 jours de RTT selon formule choisie, compte épargne temps.

Profils recherchés

VOTRE PROFIL :
Idéalement issu d'un BTS assistant de manager, vous avez une expérience confirmée en assistanat de direction. Vous disposez d'une très bonne connaissance des outils bureautiques.
Vous êtes reconnu pour votre réactivité (respect des délais et priorisation des actions) ainsi que pour vos qualités relationnelles et votre sens du travail en équipe. Vous êtes autonome et rigoureux, et savez faire preuve de discrétion quant aux sujets nécessitant une certaine confidentialité.
Vous êtes en capacité d’analyser rapidement les demandes et de les hiérarchiser selon leur urgence et leur importance, et d’ajuster votre organisation quotidienne pour garantir la continuité et la qualité du service.
Vous êtes en capacité de vous adapter aux besoins opérationnels et, par conséquent, d’être disponible sur des plages horaires flexibles.

Pourquoi rejoindre la Métropole :
Intégrer la Métropole, c'est également bénéficier :
- de la prise en charge de l'abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d'un forfait mobilités durables jusqu'à 300 euros annuels (prestations cumulables),
- d'une restauration collective possible sur place,- d'une participation financière de l'employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance,
- de prestations d'actions sociales (voyages, billetterie, culture, loisirs, …),
- d'une offre de formation variée tout au long de votre carrière, et de multiples possibilités d'évolution en interne.